Lewati ke konten

Lewati ke bilah sisiLewati ke footer

Rumus Excel - Cara Membatasi Jumlah Karakter Pada Isi Kolom

Diposting oleh Abdul Muiz Khalimi  30 September 2020

Membatasi isi kolom di excel dengan jumlah tertentu  tentunya bertujuan agar data yang diketikkan atau dimasukkan pada sebuah sel  atau kolom sesuai dengan kriteria tertentu sesuai dengan apa yang kamu inginkan.

Dalam contoh, ketika kamu memasukkan sebuah data berupa NIK penduduk, tentunya pada sebuah sel  atau kolom itu hanya boleh diisi 16 digit angka yang tidak boleh lebih atau kurang. Nah hal ini juga sering saya alami ketika ingin memeriksa data apakah sudah pas 16 digit atau belum. Nah, oleh sebab itu pengalaman edukasi yang akan saya berikan ini adalah tentang bagaimana membatasi jumlah karakter  di kolom excel dengan mudah dan cepat yang menerapkan menu Conditional Formatting .

Conditional Formatting ini secara umum digunakan untuk mengungkapkan suatu sel  atau kolom secara otomatis. Misalnya, kamu ingin setiap kolom sel pada sebuah tabel excel tentunya yang jumlah NIK yang lebih atau kurang dari 16 digit maka akan bewarna merah. Atau yang pada sebuah kriteria dengan teks "Lulus" bewarna hijau dan "Tidak Lulus" bewarna merah, dan lain sebagainya.

Dalam menu  Conditional Formatting juga tersedia 6 jenis kriteria yang disediakan oleh microsoft excel, yaitu ;

Baca Juga :  data dari sheet  lain dengan kondisi tertentu di excel

1. Menandai dengan format  semua sel terpililh berdasarkan nilai isi sel tersebut
2. Menandai format sel berdasarkan nilai tertinggi atau terendah
3. format sel yang hanya bisa diisi dengan nilai tertentu
4. Menandai format sel berdasarkan nilai rata-rata
5. Menandai format sel berdasarkan nilai yang duplikat
6. Menandai format sel dengan berdasarkan rumus atau rumus excel tertentu.

Membatasi Jumlah Karakter dengan Conditional Formatting

Yang akan saya tulis disini adalah membatasi jumlah karakter  dengan sel atau kolom rumus atau rumus excel  dengan kondisi tertentu. Nah berikut contoh tabel yang akan saya tandai

Dalam contoh tersebut, akan saya tandai dengan warna merah apabila jumlah digit di kolom NIK Penduduk  kurang atau lebih dari 16.

Cara menggunakan conditional formatting .

Berikut cara menggunakan pada excel untuk memulai dengan membatasi jumlah karakter pada isi sel yang sesuai dengan kriteria tertentu menggunakan rumus atau formula excel, langkah-langkahnya adalah 

1. Masuk menu Home  -- Pilih Conditional Formatting
2. Pilih Aturan Baru
3. Kemudian setelah terbuka jendela baru lakukan langkah selanjutnya
4. Pilih Kriteria " Use a Formula to dataremine which cells to format"  atau menu yang ada di bawah sendiri
5. rumus atau rumusnya seperti yang akan saya tuliskan dibawah

Rumus atau Rumus Excelnya adalah =LEN($A2) < > 16   dan dibawah ini adalah penjelasan dari format tersebut.

Fungsi LEN  adalah fungsi yang disediakan oleh excel untuk menghitung jumlah karakter huruf, angka maupun tanda baca seperti koma, titik, spasi dll.

($A2)   adalah letak kolom atau sel yang akan dihitung jumlah karakternya yaitu terletak pada kolom A2  dan maksut dari $A2  adalah untuk menjadikan kolom itu mutlak dengan cara blok A2  kemudian tekan F4  pada keyboard sebanyak empat kali (4x).

< > 16 adalah fungsi logika dinama jika jumlah karakter kurang atau lebih dari 16 karakter, dalam arti lain karakter pada isi kolom A2  harus pas 16 karakter.

Baca Juga :  Cara cetak atau print file excel agar tidak kepotong dan PAS

LANGKAH BERIKUTNYA  ---

Setelah kamu sudah menuliskan rumus atau rumusnya, maka selanjutnya adalah jangan kamu ok dulu , melainkan kamu harus 

1. Klik menu format  yang ada di jendela new formatting rule  tadi.
2. Pilih isi menu
3. Tentukan warna sesuai keinginanmu
4. kemudian klik oke .

SETELAH  langkah - langkah di atas sudah dilakukan, berikutnya adalah kamu hanya tinggak copy  atau salin kolom A2 di kolom-kolom atau sel yang lain dengan cara paste format khusus . Caranya

1. Salin  sel atau kolom A2 , seperti biasa Ctrl + C
2. Arahkan kursor di kolom atau sel atau blok semua kolom yang akan di paste  / tempel kan
3. Klik kanan -- pilih Paste Special -- pilih Format -- Ok

Setelah semua tahapan sudah benar maka jika pada kolom atau sel tersebut jumlah karakternya kurang  atau lebih  dari 16 maka akan berwarna merah . Gambar  di bawah adalah contoh dari hasil yang berhasil dilakukan

Moon

Saya kira ini cukup untuk memberikan pengalaman edukasi mengenai pembatasan jumlah karakter pada isi kolom di excel dengan cara membangunnya yang menerapkan fungsi menu dari Conditional Formatting  seperti yang tertulis di atas. 

Selain cara yang sudah dituliskan di atas, yang menerapkan fungsi LEN  kamu juga bisa memodifikasi formula atau rumus excel tersebut sesuai dengan kebutuhan datanya.

Terimakasih, semoga informasi ini bisa bermanfaat, apabila kamu berkenan bisa bantu donasi untuk pengembangan blog yang saya bangun melalui link ini https://saweria.co/muiz27 .

Dan sekian terimakasih serta satu kata "Jangan Lupa Bernafas dan Tetap Bersyukur".