Cara Membatasi Panjang Teks Menggunakan Validasi Data di Excel

Diposting oleh Eman Mendrofa Post a Comment

Aplikasi Excel merupakan aplikasi yang memiliki banyak kelebihan. Salah satu kelebihannya telah saya posting pada artikel sebelumnya yaitu mengenai cara menyembunyikan data yang telah digunakan. Postingan kali ini, saya akan membagikan kepada teman-teman mengenai cara membatasi panjang teks di Excel.

Cara Membatasi Panjang Teks / Karakter Menggunakan Validasi Data di Excel

Pada aplikasi Excel, sobat bisa menggunakan validasi data untuk mengontrol jenis data atau nilai yang user masukkan ke dalam sel. Sebagai contoh, misalnya sobat ingin membatasi panjang teks yang boleh dimasukkan di sebuah sel.

Anggaplah kita membatasi panjang karakter / teks di sel C2, yang mana kita bermaksud menginput nama lengkap dengan menggabungkan nama depan dan nama belakang. Nama depan kita isi di sel A2 dan nama belakang di sel B2.

Adapun ketentuan pembatasan jumlah karakter yaitu dengan menghitung jumlah nama depan ditambah nama belakang ditambah dengan 10 karakter sebagai tambahan penulisan gelar.

Biar lebih jelas, umpamakan nama depan yang kita input Andi dengan jumlah karakter yaitu 4. Kemudian nama belakang Sulaiman jumlah karakternya 8. Maka jumlah karakter / teks yang boleh kita input di sel C2 adalah 4 + 8 + 10 = 22 karakter (termasuk spasi).

Berarti panjang teks tidak boleh melebihi dari 22 karakter. Jika lebih maka akan kita buat pesan peringatan untuk memberitahukan kepada pengguna bahwa teks yang diinput melebihi jumlah karakter yang telah ditentukan.

Untuk melakukan pembatasan panjag teks / karakter di excel, berikut langkah-langkahnya.

Bukalah Aplikasi Excel. Kemudian pilih satu atau beberapa sel untuk validasi (Misalkan C2), dan kemudian pada tab Data, di grup Data Tools, klik Data Validation.

Pada kotak dialog Data Validation, klik tab Settings. Pada boks Allow, pilih Text length. Pada boks Data, tentukan jenis batasan yang sobat inginkan. Misalkan untuk membatasi sampai jumlah karakter tertentu, pilih less than or equal to.

Masukkan panjang teks minimum, maksimum atau yang diinginkan. Sobat juga bisa menggunakan formula untuk menentukan panjang teks. Misalkan kita ingin panjang teks kolom nama lengkap (C2) sama dengan panjang kolom nama depan (A2) dan kolom nama belakang (B2) ditambah 10. Untuk itu, masukkan formula: =SUM(LEN(A2);LEN(B2);10) pada boks Maximum.

Untuk menentukan bagaimana sobat menangani nilai kosong (null), pilih atau hilangkan tanda centang pada Ignore blank.

Catatan: jika sobat menggunakan nilai dari suatu range sel, dan ada sel kosong di dalam range tersebut, dengan mencentang Ignore blank maka nilai apapun bisa dimasukkan ke sel yang divalidasi. Ini juga berlaku untuk setiap sel yang digunakan dalam formula validasi; jika ada sel acuan yang kosong, dengan mencentang Ignore blank, maka nilai apa pun bisa dimasukkan ke sel yang divalidasi

Jika diperlukan, sobat bisa menampilkan pesan input pada waktu sel diklik. Klik tab Input Message. Pastikan Show input message when cell is selected dicentang. Masukkan judul dan isi pesan.

Sekarang, tentukan bagaimana respons Excel jika data yang dimasukkan salah. Klik tab Error Alert, dan pastikan Show error alert after invalid data is entered dicentang.
Jika sobat memperbolehkan user untuk mengetikkan entri yang tidak terdapat pada daftar, hilangkan tanda centang pada show error alert after invalid data is entered

Pilih salah satu Style error, Information untuk menampilkan pesan informasi yang tidak melarang dimasukkannya data yang salah; Warning untuk menampilkan pesan peringatan yang tidak memperbolehkan dimasukkannya data yang salah; Stop untuk mencegah dimasukkannya data yang salah. Masukkan judul dan isi pesan (sampai 225 karakter).

Catatan: Jika sobat tidak memasukkan judul atau isi maka judul yang akan dipergunakan adalah “Microsoft Excel”, dan isi pesannya adalah “The value you entered is not valid. A user has restricted values that can be entered into this cell”

Setelah semuanya selesai diatur, kliklah OK.

Tes validasi data untuk memastikan sudah bekerja dengan baik. Coba masukkan data yang valid dan invalid ke sel untuk memastikan setting yang sobat buat sudah bekerja sesuai yang diharapkan, dan pesan sobat tampil pada saat yang telah ditentukan.